UBND TỈNH NGHỆ AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 1826 /SGD&ĐT- GDTH Vinh, ngày 28 tháng 8 năm 2009
(V/V HD quy trình KT và hồ sơ PCGDTH)


Kính gửi: Các phòng giáo dục và đào tạo

Để công tác chỉ đạo, kiểm tra công nhận phổ cập giáo dục tiểu học (PCGDTH) đi vào nề nếp, có chất lượng, Sở hướng dẫn nội dung, quy trình và hồ sơ công nhận phổ cập giáo dục tiểu học (PC GDTH) từ năm học 2009 – 2010 như sau:

I. ĐIỀU KIỆN CÔNG NHẬN ĐƠN VỊ ĐẠT CHUẨN PC GDTH:
Thực hiện theo quy định tại Thông tư hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Các đơn vị cần rà soát lại mức độ đạt được của đơn vị mình để trình kiểm tra, công nhận và xây dựng lộ trình đạt mức cao hơn.

II. QUY TRÌNH KIỂM TRA, CÔNG NHẬN PHỔ CẬP GDTH:
1) Các trường tiểu học, PTCS:
1.1. Điều tra trẻ không tuổi theo địa bàn được phân công (kết hợp với trường THCS lấy chung 1 dữ liệu để khỏi vênh nhau. Nhập dữ liệu trẻ trong một độ tuổi vào máy tính. Trẻ trong một độ tuổi được tính là trẻ sinh ra từ 01/1 đến 31/12 của năm trước thời điểm điều tra.
1.2. Rà soát trên dữ liệu phần mềm PC số trẻ 6 tuổi đã nhập học, chưa nhập học hoặc đã chuyển, chết để ghi bổ sung vào hồ sơ.
1.3. Tổng hợp, tự kiểm tra và báo cáo số liệu về phòng giáo dục.
1.4. Thời điểm điều tra, báo cáo thống nhất với các trường THCS trên địa bàn là đầu tháng 9 đến hết tháng 10. Thời điểm báo cáo phòng giáo dục trước 10/11 hằng năm.
1.5. Đối với xã có từ 2 trường tiểu học, PTCS trở lên, trường tiểu học số 1 chịu trách nhiệm tổng hợp, lập hồ sơ của xã để báo cáo phòng giáo dục.
2) Phòng giáo dục và đào tạo:
2.1. Phòng thành lập đoàn kiểm tra, tiến hành kiểm tra qua hồ sơ kết hợp kiểm tra tại trường, xã (phường, thị trấn). Nếu đạt ở mức độ nào thì trình UBND huyện (thành, thị) ra quyết định công nhận đơn vị đạt chuẩn PCGDTH ở mức độ đó. Nếu không đạt, có văn bản yêu cầu UBND xã chỉ đạo, khắc phục cho năm sau.
2.2. Sau đó, gửi hồ sơ về Sở (qua Phòng GDTH) để làm thủ tục công nhận và quản lý.
2.3. Hồ sơ gửi về Sở bao gồm:
+ Báo cáo kết quả phổ cập của huyện do UBND huyện (hoặc Trưởng phòng GD&ĐT được ủy quyền) ký.
+ Các số liệu thống kê phổ cập của huyện cho từng trường tiểu học, PTCS bao gồm: Biểu PC1 (Thống kê tổng hợp trẻ em trong diện PCGDTH ĐĐT); Biểu PC2 (Thống kê chất lượng đội ngũ GV) và Biểu PC3 (Thống kê cơ sở vật chất) .
+ Biên bản kiểm tra của huyện đối với các xã (theo mẫu).
+ Tờ trình của UBND huyện đề nghị công nhận đơn vị phổ cập.
3) Sở GD&ĐT thành lập đoàn kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế một số đơn vị. Căn cứ mức độ đạt chuẩn, Sở Giáo dục và Đào tạo trình UBND tỉnh  ra quyết định công nhận.
4) Sử dụng phần mềm phổ cập: Do chưa viết kịp phần mềm chung cho cả tiểu học và THCS, năm học này, các đơn vị tiếp tục sử dụng phần mềm riêng của mỗi cấp học.
III. LƯU GIỮ HỒ SƠ PHỔ CẬP GDTH:
1) Hồ sơ lưu giữ tại trường (mỗi năm có 01 bộ hồ sơ) bao gồm:
+ Sổ phổ cập (sử dụng bản in từ phần mềm, đóng thành tập theo độ tuổi hoặc nhóm độ tuổi) có đóng dấu xác nhận của UBND xã và trường TH;
+ Các biểu mẫu thống kê;
+ Danh sách trẻ 11 tuổi hoàn thành chương trình tiểu học;
+ Báo cáo kết quả PC theo các tiêu chuẩn tại Thông tư hướng dẫn của Bộ;
+ Biên bản kiểm tra của huyện;
+ Quyết định công nhận đơn vị phổ cập GDTH của huyện.
2) Hồ sơ lưu giữ tại Phòng bao gồm:
+ Các biểu mẫu và báo cáo của các trường (xã);
+ Thống kê kết quả phổ cập của các trường, xã theo các biểu mẫu PC1 – PC3;
+ Danh sách trẻ 11 tuổi hoàn thành chương trình tiểu học của từng trường, xã;
+ Biên bản kiểm tra, Quyết định công nhận đối với các xã;